Dispatch of Business

>request to place a matter on the agenda of the annual meeting of the Synod
>solicitud para incluir un asunto en la agenda de la reunión anual del Sínodosolicitud para incluir un asunto en la agenda de la reunión anual del Sínodo
>demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour de la réunion annuelle du Synode

>Make a noprocedural motion
>Hacer un movimiento sin procedimiento
>Faire un mouvement non procédural

Rules of Order for Synod September 2021

English
The Second Province of The Episcopal Church
The International Atlantic Province
Rules of Order (PDF)

I. Opening of Synod

The Synod shall be opened and closed with prayer.
At or following each session of the Synod there shall be such worship services as the Chair may direct.
All Bishops and Deputies must register their attendance at or before each opening session of the Synod in such manner as the Secretary of Synod may provide. The Secretary shall determine the presence of a quorum on the basis of members' login information and subsequent confirmation. All members are responsible for their audio and Internet connections; no action shall be invalidated on the grounds that the loss of, or poor quality of, a member’s individual connection prevented participation in the meeting.
The Synod shall be called to order in joint session by the President, if present, at such date and time and, if applicable, place as may be specified in the notice of the meeting; otherwise, the Secretary of Synod shall call the meeting to order and, provided a quorum is present, shall supervise the election of a Chair pro tem.

II. Order of Business
The Order of Business shall begin as follows:

Call to Order.
Report of the Secretary as to whether a quorum is present.
Adoption of Agenda and Rules of Order.
Report of the President as to Appointment of Committees.
Approval of Minutes.
Approval of Any Resolutions Pertaining to Elections.
Report of Nominating Committee and Elections.
Other business.

III. Agenda

The Committee on Dispatch of Business shall propose a form of Agenda to be adopted by the Synod. Once adopted, the Agenda may be modified or suspended upon a two-thirds vote by the Synod.
Any request to place a matter on the agenda of the annual meeting of the Synod must be sent, at least ten days before the opening of the Synod, to the Chair of the Committee on Dispatch of Business through the Dispatch of Business option under the “Contact Us” link on Province II’s website, available at: www.Province2.org.

IV. Member Registration

No later than twenty days before the opening of a meeting of the Synod, every Bishop, Deputy, and Alternate Deputy must notify the Secretary of his/her/their email address in order to receive the ability to participate in a Synod held in person or in part or in whole electronically. Such notification must be made through the Secretary option under the “Contact Us” link on Province II’s website, available at: www.Province2.org. Registrations shall include confirmation of contact information and any requests for language services other than in English. All registrations must be completed electronically by ten days before the opening of the Synod. No later than the opening of the meeting, a registered member must notify the Secretary of any Alternate in his/her/their diocese that will be replacing an absent Deputy.
When the meeting will be held partly or wholly by electronic means, the Secretary of Synod or his/her/their designee shall send an email no later than three days before the opening of the meeting to every member of Synod setting forth (a) the time of the meeting, (b) the URL and codes necessary to connect to the Zoom or other internet meeting service, and, as an alternative and backup to the audio connection included within the internet service, the phone number and access codes the member needs to participate aurally by telephone, and (c) if applicable, voter identification codes.
The President may appoint one or more Synod Managers or others to assist the President and Secretary of the Synod in conducting meetings held wholly or in part by electronic means.

V. Obtaining the Floor
When the meeting is held wholly or partly in person, a member may seek recognition by the Chair by raising a hand. When the meeting is held wholly or partly by electronic means, a member may seek recognition by the Chair through the "raise hand" or equivalent feature of the internet meeting service.

VI. Nominations

The persons named in the Report of the Nominating Committee as standing for particular offices will, without more, be treated as nominated for the offices indicated, and no separate motion or second shall be required for this purpose. Opportunity will be allowed, separately in respect of each office, for a person nominated by the Report of the Nominating Committee to withdraw from consideration for election and for the Chair to invite further nominations, separately in respect of each office (other than for members of the Executive Council), from the floor as provided in Section VI.2.
(a) When the Synod is conducted wholly or in part by electronic means, any persons who have not been previously nominated through the Nominating Committee may be nominated for any offices other than representatives to the Executive Council by written nomination form for such purpose, completed and submitted to the Nominations Committee no later than twenty days prior to the opening of Synod, provided that when the Chair invites nominations from the floor for that office, the person making the nomination confirms the nomination and the person nominated confirms willingness to serve if elected, whereupon such person shall be added to the ballot. Such Nomination Form must be submitted through the Nominations option under the “Contact Us” link on Province II’s website, available at: www.Province2.org.
(b) When a majority of the members of the Synod are meeting in one physical space, nominations from the floor must be presented at a microphone, and each nomination so made must be accompanied by a nominating slip in a form supplied by the Secretary, properly filled in with the printed name, order, and diocese of the nominee and the name and affiliation of the nominator. Each nominating slip will be taken immediately to the Secretary. No further nomination may be made until the Secretary indicates that the previous nominating slip is deemed correct. Nominations from the floor of the Synod shall be made without a second and without any nominating speech. Persons so nominated shall be added to ballot along with any persons nominated electronically.

VII. Elections

All elections shall be by ballot except for offices where nominations are unopposed, in which case a motion to elect by acclamation for such office will be in order.
In the case of a tie between two or more persons upon any ballot, there must be another ballot.
Balloting may begin in the first business session of the Synod once opportunity has been given for nominations from the floor.
For all elections, the Chair of the Balloting Committee shall report to the Chair for each office (a) the total number of valid ballots cast by each House, (b) the number of votes necessary for election by each House, and (c) the number of votes for each candidate in each House. The Chair shall thereupon declare the result of the ballot for such office and announce the names of any persons elected.
After any ballot, any nominee may withdraw his/her/their name from nomination.

VIII. Resolutions

Resolutions other than those proposed by any other Committee of the Synod shall be referred to the Committee on Resolutions for possible amendment and for report to the Synod for its consideration. No later than twenty days prior to the opening of a regular session of the Synod, resolution proposals may be submitted by mail or email to the Secretary, or they may be submitted in response to a call for resolutions during the Synod session. Proposed resolutions should contain at least two sections: the RESOLVED, naming the desired action, and a FURTHER RESOLVED, as appropriate, providing for the implementation of the resolution if adopted. Proposed resolutions must not include any whereas clause or other preamble. Each resolution must be accompanied by a short explanatory statement by its proponent. Such Resolutions must be submitted through the Resolutions option under the “Contact Us” link on Province II’s website, available at: www.Province2.org. Advance submission of resolutions will allow for resolutions to be reviewed and translated. Resolutions submitted thereafter may be considered only upon a two-thirds vote of the Synod.

IX. Motions and Amendments

No motion shall be debated or voted on until it is seconded.
When the Chair calls for a motion, it may be made, and any motion may be seconded, by a "raise hand" or equivalent feature of the Internet meeting service.
No vote shall be taken on a nonprocedural motion until a written copy of the text of the motion with the mover's name and diocese is physically given or electronically sent to the Secretary and restated by the Chair immediately before the vote is taken. Such motions must be submitted through the Dispatch of Business option under the “Contact Us” link on Province II’s website, available at: www.Province2.org.
All questions shall be decided viva voce or by "raise hand" or "poll" or equivalent feature of the internet meeting service, as directed by the Chair. Roll call votes shall not be permitted.
When a question is under consideration, no further motion may be made unless to lay upon the table, to postpone it to a time certain, to postpone it indefinitely, to correct it, to amend or divide it, or to offer a substitute; and motions for any of those purposes shall have precedence in the order herein named, provided that an amendment, once amended, may not be further amended before a vote. A motion to lay upon the table shall be in order only when its purpose is to lay aside the matter under consideration for more urgent business. A proper motion to lay upon the table, or a motion to postpone, shall always be in order unless some member is speaking.

X. Rules for Debate

Any members desiring to speak must first identify themselves and their diocese or other affiliation, must with due respect address their remarks to the Chair, and must speak directly to the point.
No member shall speak more than twice (except the mover, who is entitled to reply) in the same debate or for a period longer than two minutes without leave of the Synod. In the case of a motion or resolution moved by a committee, the proposer of the motion or resolution (or if there is more than one proposer, one representative of the proposers) shall have the rights of a mover under the preceding sentence.
If any member, in speaking or otherwise, transgresses the rules of the Synod, the Chair may call such member to order; and if ruled out of order said person shall immediately yield the floor unless permitted by the Synod to explain or to proceed in order.

XI. Order for Special Debate

The Committee on Dispatch of Business may propose an order for special debate on a particular question, to include a time limit for consideration of the question, and a limit on the length of each speech.
The Synod may, by a two-thirds majority, call for an order for Special Debate.
Whenever such special order has been adopted, no motion to table, postpone, call the question, or otherwise terminate debate shall be in order until the time to terminate debate set forth in the order shall have expired, or until there are no further members who desire to speak, whichever occurs first. To the extent practicable, the Chair shall recognize speakers of opposite views in alternate succession.

XII. Committee of the Whole
At the direction of the Chair or on motion, the Synod may resolve itself into a Committee of the Whole.

XIII. Referrals
Subject matter coming before Synod may be referred at any time prior to a vote to an appropriate Board, Committee, Commission, or Agency at the discretion of the Chair, with a direction to report either at the same session of the Synod or a future meeting.

XIV. Points of Order
All questions of order shall be determined by the Chair without debate; any member may appeal from the decision, and on such appeal no member shall speak more than once without leave of the Synod.

XV. Adjournment

A motion to adjourn is always in order unless some member is speaking.
Any vote to adjourn, if carried, is subject to the consideration by the Synod of closing motions by the Secretary and closing prayers and dismissal.

XVI. Amendments to and Suspension of Rules of Order
These Rules of Order may be amended by a majority vote after reference to and report from the Committee on Dispatch of Business, or by a two-thirds vote without such reference. They may also be suspended by a two-thirds vote.

XVII. Application to Separate Meetings of House of Bishops and House of Deputies
The relevant parts of these Rules of Order for the Synod shall be applicable to each House of the Synod when meeting separately, subject to amendment or suspension by majority vote in either House.

XVIII. Other Matters of Parliamentary Procedure
Except when in conflict with the Ordinances of the Province or any rule hereof, the latest edition of Robert's Rules of Order Newly Revised shall govern the procedure of the Synod.

Español
aLa Segunda Provincia de la Iglesia Episcopal
La Provincia Atlántica Internacional
Reglas de Orden (PDF)

I. Apertura del Sínodo

El Sínodo se abre y cierra con una oración.
En cada sesión del Sínodo, o después de ella, se celebran los servicios de adoración que el Presidente disponga.
Todos los obispos y diputados deben inscribir su asistencia en cada sesión de apertura del Sínodo o antes de la misma, de la forma que disponga el Secretario del Sínodo. El Secretario determina la presencia del quórum sobre la base de los datos de acceso de los miembros y su posterior confirmación. Todos los miembros son responsables de sus conexiones de audio e Internet; no se invalida ninguna acción por el hecho de que la pérdida o la mala calidad de la conexión individual de un miembro haya impedido su participación en la reunión.
El Sínodo se llama al orden en sesión conjunta por el Presidente, si está presente, en la fecha y hora y, en su caso, en el lugar que se especifique en el aviso de la reunión; por lo demás, el Secretario del Sínodo abre la sesión y, siempre que haya quórum, supervisa la elección de un Presidente pro tempore.

II. Orden del día
El orden del día comienza de la siguiente manera:

Llamada al orden.
Informe del Secretario sobre si hay quórum.
Aprobación del orden del día y del reglamento.
Informe del Presidente sobre el nombramiento de los comités.
Aprobación de las actas.
Aprobación de las resoluciones relativas a las elecciones.
Informe del Comité de Nominaciones y Elecciones.
Otros asuntos.

III. Agenda

El Comité de Labor Parlamentaria propone un tipo de agenda que debe ser adoptada por el Sínodo. Una vez adoptada, la agenda puede ser modificada o suspendida por dos tercios de los votos del Sínodo.
Cualquier solicitud para incluir un tema en la agenda de la reunión anual del Sínodo debe enviarse, al menos diez días antes de la apertura del Sínodo, al Presidente del Comité de Labor Parlamentaria a través de la opción de Labor Parlamentaria en el enlace "Contáctenos" del sitio web de la Provincia II, disponible en: www.Province2.org.

IV. Inscripción de miembros

A más tardar veinte días antes de la apertura de una reunión del Sínodo, cada Obispo, Diputado y Suplente debe notificar al Secretario su dirección de correo electrónico para poder ser autorizado a participar en un Sínodo realizado en persona o por vía electrónica parcial o totalmente. Dicha notificación debe hacerse a través de la opción del Secretario en el enlace "Contáctenos" en el sitio web de la Provincia II, disponible en: www.Province2.org. Las inscripciones deben incluir la confirmación de los datos de contacto y cualquier solicitud de servicios de idiomas que no sea el inglés. Todas las inscripciones deben completarse de manera electrónica hasta diez días antes de la apertura del Sínodo. A más tardar en la apertura de la reunión, un miembro inscrito debe notificar al Secretario sobre cualquier suplente de su diócesis que vaya a sustituir a un diputado ausente.
Cuando la reunión se lleve a cabo parcial o totalmente por medios electrónicos, el Secretario del Sínodo o la persona que éste designe envía un correo electrónico, a más tardar tres días antes de la apertura de la reunión, a cada miembro del Sínodo, en el que se indica: (a) la hora de la reunión, (b) la URL y los códigos necesarios para conectarse al servicio Zoom o a otro servicio de reunión por Internet, y, como alternativa y respaldo a la conexión de audio incluida en el servicio de Internet, el número de teléfono y los códigos de acceso que el miembro necesita para participar por teléfono de manera auditiva, y (c) si procede, los códigos de identificación de los votantes.
El Presidente puede nombrar a uno o más administradores del Sínodo o a otras personas para que asistan al Presidente y al Secretario del Sínodo en la ejecución de reuniones que se realicen total o parcialmente por medios electrónicos.

V. Pedir la palabra
Cuando la reunión se lleve a cabo total o parcialmente en persona, un miembro puede pedir la palabra al Presidente levantando la mano. Cuando la reunión se realice total o parcialmente por medios electrónicos, un miembro puede pedir la palabra al Presidente con la opción "mano levantada" o una opción equivalente del servicio de reuniones por Internet.

VI. Nominaciones

Las personas mencionadas en el Informe del Comité de Nominaciones como nominados a determinados cargos se consideran, sin más, como los nominados a los cargos indicados y no se requiere ninguna moción o apoyo por separado para este fin. Se da la oportunidad, por separado para cada cargo, de que una persona propuesta en el informe del Comité de Nominaciones renuncie a ser considerada para la elección y que el Presidente invite a presentar nuevos nominados desde el Pleno, por separado para cada cargo (que no sean miembros del Consejo Ejecutivo), tal como se establece en la sección VI.2.
(a) Cuando el Sínodo se lleve a cabo total o parcialmente por medios electrónicos, toda persona que no haya sido nominada previamente a través del Comité de Nominaciones puede ser nominada para cualquier cargo que no sea el de representante ante el Consejo Ejecutivo, mediante un formulario de nominación para tal fin que debe ser llenado y presentado al Comité de Nominaciones a más tardar veinte días antes de la apertura del Sínodo, siempre que cuando el Presidente invite a presentar nominaciones desde el Pleno para ese cargo, la persona que presenta la nominación confirme la misma y la persona nominada confirme su voluntad de servir si es elegida, con lo cual dicha persona es añadida a la votación. Dicho formulario de nominación debe presentarse en la opción de Nominaciones en el enlace "Contáctenos" del sitio web de la Provincia II, disponible en: www.Province2.org
(b) Cuando la mayoría de los miembros del Sínodo se reúnan en un mismo espacio físico, las nominaciones del Pleno deben presentarse por micrófono, y cada una de ellas debe ir acompañada de una boleta de nominación en el formulario proporcionado por el Secretario, debidamente llenado con el nombre, orden y diócesis del nominado en letra de molde y el nombre y la afiliación del proponente. Cada papeleta de nominación es llevada inmediatamente al Secretario. No se puede hacer ninguna otra nominación hasta que el Secretario indique que la hoja de nominación anterior se considera correcta. Las nominaciones presentadas por los miembros del Sínodo no necesitan ser secundadas y no requieren de un discurso de nominación. Las personas así nominadas se añaden a la votación junto con las personas nominadas electrónicamente.

VII. Elecciones

Todas las elecciones se realizan por votación, excepto en el caso de los cargos para los que no haya oposición, en cuyo caso se puede presentar una moción para elegir por aclamación dicho cargo.
En caso de empate entre dos o más personas en cualquier votación, debe realizarse otra votación.
La votación puede comenzar en la primera sesión de trabajo del Sínodo, una vez que se haya dado la oportunidad de presentar candidaturas.
En todas las elecciones, el Presidente del Comité de Votación informa al Presidente sobre cada cargo (a) el número total de votos válidos emitidos por cada Cámara, (b) el número de votos necesarios para la elección por cada Cámara, y (c) el número de votos para cada nominado en cada Cámara. A continuación, el Presidente declara el resultado del escrutinio para dicho cargo y anuncia los nombres de las personas elegidas.
Después de cualquier votación, el nominado puede retirar su candidatura.

VIII. Resoluciones

1. Las resoluciones que no sean propuestas por ninguna otra Comisión del Sínodo se remiten al Comité de Resoluciones para su posible enmienda y para que se informe al Sínodo para su consideración. A más tardar veinte días antes de la apertura de una sesión ordinaria del Sínodo, las propuestas de resolución pueden ser presentadas por correo o por correo electrónico al Secretario, o pueden ser presentadas en respuesta a una convocatoria de resoluciones durante la sesión del Sínodo. Las propuestas de resolución deben contener al menos dos secciones: el SE RESUELVE, en el que se nombra la acción deseada, y el SE RESUELVE ADEMÁS, según corresponda, en el que se establece la implementación de la resolución si se adopta. Las propuestas de resolución no deben incluir ninguna cláusula de considerando ni ningún otro preámbulo. Cada resolución debe ir acompañada de una breve exposición de motivos de su proponente. Dichas resoluciones deben presentarse a través de la opción "Resoluciones" en el enlace "Contáctenos" del sitio web de la Provincia II, disponible en: www.Province2.org. La presentación anticipada de las resoluciones permite que éstas sean revisadas y traducidas. Las resoluciones presentadas posteriormente sólo pueden ser consideradas con el voto de dos tercios del Sínodo.

IX. Mociones y Enmiendas

Ninguna moción debe ser debatida o sometida a votación sino hasta que haya sido secundada.
Cuando el Presidente pida una moción, ésta puede ser presentada y cualquier moción puede ser secundada mediante una "mano levantada" o una opción equivalente del servicio de reuniones por Internet.
No se procede a la votación de una moción que no sea de procedimiento hasta que se entregue físicamente o se envíe electrónicamente al Secretario una copia escrita del texto de la moción con el nombre del proponente y la diócesis, y que el Presidente la reafirme inmediatamente antes de la votación. Dichas mociones deben ser enviadas a través de la opción Labor Parlamentaria en el enlace "Contáctenos" en el sitio web de la Provincia II, disponible en: www.Province2.org.
Todas las preguntas se deciden de viva voz o mediante "mano levantada", "encuesta" o una opción equivalente del servicio de reuniones por Internet, según indique el Presidente. No se permiten las votaciones nominales.
Cuando se esté examinando un asunto, no puede presentarse ninguna otra moción, salvo que sea para ponerla sobre la mesa, aplazarla hasta un momento determinado, posponerla indefinidamente, corregirla, enmendarla o dividirla, o proponer una sustitución; y las mociones para cualquiera de estos fines tienen prioridad en el orden indicado, siempre que una enmienda, una vez modificada, no pueda volver a modificarse antes de la votación. Una moción a poner sobre la mesa únicamente está en orden cuando tenga por objeto dejar de un lado el asunto que se esté considerando para tratar asuntos más urgentes. Una moción de puesta sobre la mesa o una moción de aplazamiento están siempre en orden, a menos que algún miembro esté hablando.

X. Reglas para el debate

Los miembros que deseen hacer uso de la palabra deben identificarse primero e identificar a su diócesis u otra afiliación, deben dirigirse con el debido respeto a la Presidencia y deben abordar de manera directa el punto.
Ningún miembro puede intervenir más de dos veces (excepto el autor de la moción, que tiene derecho a réplica) en el mismo debate o por un período superior a dos minutos sin autorización del Sínodo. En el caso de una moción o resolución presentada por un comité, el proponente de la moción o resolución (o, si hay más de un proponente, un representante de los mismos) tiene los derechos de un proponente de conformidad con la oración anterior.
Si un miembro, al hablar o de alguna otra manera, transgrede las reglas del Sínodo, el Presidente puede llamarlo al orden y, si se le declara fuera de lugar, debe ceder inmediatamente la palabra, a menos que el Sínodo le permita explicarse o proceder en orden.

XI. Orden para el debate especial

El Comité de Labor Parlamentaria puede proponer un orden para el debate especial sobre un asunto determinado, que incluya un límite de tiempo para la consideración del asunto y un límite en la duración de cada intervención.
El Sínodo puede, por mayoría de dos tercios, solicitar un orden para el debate especial.
Cuando se adopte un orden especial, no se admite ninguna moción para presentar, aplazar, plantear el asunto o dar por terminado el debate hasta que expire el tiempo para dar por terminado el debate establecido en el orden, o hasta que no haya más miembros que deseen hacer uso de la palabra, lo que ocurra primero. En la medida de lo posible, el Presidente da la palabra a los expositores que tengan opiniones opuestas en sucesión alternada.

XII. Comité plenario
El Sínodo, a instancias de la Presidencia o por moción, puede constituirse en Comité Plenario.

XIII. Referencias
Los asuntos que se presenten ante el Sínodo pueden ser remitidos en cualquier momento, antes de la votación, a una Junta, Comité, Comisión u Organismo apropiado, a discreción del Presidente, con la orientación que se informe en la misma sesión del Sínodo o en una reunión futura.

XIV. Puntos de orden
Todos los puntos de orden son resueltos por el Presidente sin debate; cualquier miembro puede apelar de la decisión y en dicha apelación ningún miembro puede hablar más de una vez sin permiso del Sínodo.

XV. Levantar la sesión

Una moción para levantar la sesión está siempre en orden, a menos que algún miembro tenga la palabra.
Toda votación para levantar la sesión, si es aprobada, está sujeta a consideración por parte del Sínodo de las mociones para levantar la sesión por parte del Secretario y de las oraciones de clausura y despedida.

XVI. Enmiendas y suspensión de las Reglas de Orden
Las presentes Reglas de Orden pueden ser enmendadas por mayoría de votos, previa consulta e informe del Comité de Labor Parlamentaria o por dos tercios de los votos sin dicha consulta. También pueden suspenderse por dos tercios de los votos.

XVII. Solicitud de reuniones separadas de la Cámara de Obispos y de la Cámara de Diputados
Las partes pertinentes de estas Reglas de Orden del Sínodo aplican a cada una de las Cámaras del Sínodo cuando se reúnan por separado, sujeto a enmienda o suspensión por mayoría de votos en cualquiera de ellas.

XVIII. Otras asuntos de procedimiento parlamentario
Salvo en caso de conflicto con las Ordenanzas de la Provincia o con cualquier regla de las mismas, el procedimiento del Sínodo se rige por la última edición de las Reglas de Orden de Robert recién revisadas.

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